¿Cómo administrar un Proyecto?

 

Para saber administrar un proyecto debemos tener muy claro lo que el Proyecto en sí significa. 

Un Proyecto es un esfuerzo de trabajo temporal, compuesto por actividades relacionadas entre sí, con un inicio y terminación definidos, con la finalidad de crear un producto o servicio. Implica cierto grado de incertidumbre, es por ello que se subdivide en varias fases que facilitan el control del mismo y proveen las interfases necesarias para su operación, tomando en cuenta que todo proyecto contiene tres elementos: Tiempo, Costo y Alcance.

La Administración de Proyectos es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas, (tanto cuantitativas como cualitativas) a las actividades de un proyecto, para cumplir con los requerimientos objetivos que le dieron origen; teniendo como principales beneficios el cumplimiento de los objetivos estratégicos y menores desviaciones en el cumplimiento de los tres elementos fundamentales: Tiempo, Costo y Alcance.

El Project Manager o Administrador de Proyectos es aquel con la autoridad y responsabilidad de entregar los requerimientos documentados del proyecto a tiempo y dentro de presupuesto. El Project Manager debe de identificar a los “Stakeholders” para determinar o coadyuvar a la definición de sus requerimientos y expectativas. 

Los Objetivos son pautados por los “Stakeholders”; aquellos individuos, u organizaciones involucrados activamente en el proyecto, o cuyos intereses se puedan ver afectados como resultado de la ejecución o terminación del proyecto. 

Los objetivos deben responder a diferentes necesidades como: Mejoras, Tecnología, Nuevos Productos, Identificación de Nuevos Productos, Clientes o identificación de Nuevos Clientes; así como a una Estrategia de categorización, análisis, selección y priorización definida por los recursos con los que se cuenta al momento de dicha estrategia, definidos por la capacidad de ejecución: Tiempo, Costo y Alcance. 

Basados en un equilibrio entre Arte y Ciencia, el Project Manager debe contar con conocimientos técnicos específicos (WBS, estándares, controles, métricas, método, etc.) y habilidades gerenciales tradicionales (toma de decisiones, relaciones interpersonales, establecimiento de objetivos, organización) y adicionales (liderazgo, comunicación efectiva, negociación, capacidad de influencia en la organización.

Una vez establecidos los objetivos, se deben definir los requerimientos básicos del proyecto, que son básicamente los elementos funcionales y técnicos que permiten el alcance de los objetivos, mismos que dan origen a la Planeación del Alcance del Proyectos o WBS (Work Breakdown Structure). 

Todas las expectativas del Usuario/Cliente se deben convertir en requerimientos y éstos se deben recopilar rápido y debidamente jerarquizados. Una vez validados, se establece una Línea de Base documentada y cualquier modificación a estos requerimientos tiene un impacto en todo el proyecto (Tiempo, Costo y Alcance). Como adicional, se puede instrumentar un proceso de control de cambios para disminuir las desviaciones a los tres elementos. 

El primer elemento fundamental a definir es el Tiempo, por ello es prioritario contar con un cronograma, que no es más que la planeación de las fechas de ejecución de las actividades y la duración del proyecto. Los más comunes son los diagramas de barras (Gantt) y de Nodos con Ruta Crítica. Deben siempre contar con una estimación de la duración de cada actividad, con la cantidad de trabajo a realizar, recursos necesarios, rendimiento de trabajo y experiencia de la persona que hace la estimación; ofrecer una secuencia lógica de actividades que pueden ser obligatorias, discrecionales, externas o contextuales; así como restricciones de tiempo como fechas de inicio y terminación, días laborales, asueto y periodos de inactividad. 

El segundo elemento fundamental es el Costo, que responde a la asignación detallada de los recursos financieros/económicos de las actividades/fases/interfases. Es de gran utilidad el WBS para la estimación de costos por partida, trabajando con el responsable de cada área en la identificación de los costos directos, manteniendo siempre dentro del radar aquellos rubros obligatorios, discrecionales, externos y/o contextuales, por ejemplo: Recursos Humanos (internos y externos), Recursos Materiales (propios y adquiribles), Equipo e Infraestructura (interna y externa) u otros (viáticos, licencias, subcontrataciones, rentas, servicios, depreciaciones, impuestos y demás discrecionales como un proceso de control de cambios).

Es de amplia utilidad, al término de todo proyecto, hacer un Control de Costos que nos permita ver con precisión los montos reales ejercidos contra lo inicialmente presupuestado, para identificar posibles desviaciones, ahorros futuros y ganancias brutas y netas.

Y el tercer elemento fundamental, pero no de menor importancia es el Alcance; elemento que se estructura al inicio del proyecto mediante los Objetivos, Tiempo y Costo, con la anuencia y conocimiento de posibles variaciones debido a cambios y riesgos durante la ejecución del proyecto. 

El Cierre debe verificar y documentar el resultado del proyecto, así como el desempeño de todas las partes involucradas, a través del producto obtenido y las lecciones obtenidas. El éxito debe ser repetible y esto se logra, generalmente, mediante la utilización de una metodología eficiente y que garantice la consistencia del trabajo.